Segundo o Mapa das OSCs, plataforma virtual de transparência pública do terceiro setor, existem no Brasil mais de 879 mil instituições em atividade. Atuando em defesa de várias causas, os grupos não têm fins lucrativos e sobrevivem de doações, parcerias e participação em projetos que liberam fundos financeiros para o terceiro setor.

De acordo com a plataforma NGO Connecta, os maiores desafios dessas organizações são: a falta de recursos, planejamento estratégico, networking e manutenção. No Brasil, apesar do setor ser responsável por mais de 6 milhões de empregos diretos (informações do FIA – Fundo para a Infância e Adolescência), a falta de pessoal é umas principais preocupações dos gestores.

Além disso, por funcionarem com orçamento apertado, as OSCs, na maioria dos casos, não têm condições de contratar profissionais qualificados, seja para atuarem na gestão ou nos sistemas de informática. Do mesmo modo, o número de voluntários é inconstante, fato que sobrecarrega a equipe.

Por entendermos as principais dores de instituições parceiras, elaboramos um conteúdo para compartilhar informações sobre gestão administrativa e de pessoal. O intuito é mostrar que é possível gerenciar uma equipe reduzida, mas que seja comprometida com os serviços prestados à comunidade.

Como ter uma gestão eficiente com equipe reduzida?

Um fato comum em muitas OSCs é a capacidade limitada de recursos, fato que dificulta a contratação de colaboradores, investimento em tecnologia ou ainda, em campanhas de divulgação dos serviços realizados. A instabilidade na entrada de doações da iniciativa pública e privada pode resultar na sobrecarga de responsabilidade dos funcionários e voluntários, que acabam desistindo de permanecer no local.

Desse modo, as organizações precisam priorizar um planejamento estratégico e a alocação dos recursos recebidos, de modo a evitar que falte dinheiro para os gastos fixos. Vale acrescentar que, na atualidade, os trabalhadores esperam mais do que salários. Desejam um ambiente de trabalho positivo, com oportunidades de aprendizagem e bem-estar coletivo.

Com esse entendimento, é preciso destacar um ponto importante, muitas vezes deixado de lado pelos administradores das OSCs: o recrutamento dos funcionários. Uma pesquisa recente da Nonprofit Solutions destacou 73% das instituições de pequeno porte e 41% das grandes organizações não contam com uma estratégia formal de processo seletivo.

Então, se as instituições do terceiro setor estão em busca de trabalhadores qualificados e desejam reduzir a rotatividade, precisam analisar o perfil dos candidatos. Vale reforçar que o melhor funcionário pode não ser o mais qualificado, mas sim o que deseja fazer parte da equipe e tem os mesmos ideais.

Outro ponto de atenção: de que adianta ter um funcionário com ampla experiência no atendimento à comunidade se ele não se sente entusiasmado com as responsabilidades que irá assumir? A partir dessas reflexões, a instituição já apresenta uma melhoria na gestão, ao contar com um participante que tenha um olhar apurado quando entrevistar funcionários e voluntários.

Quais são os riscos de não dar atenção à gestão de funcionários?

É importante destacar que a má gestão de pessoas pode resultar em riscos preocupantes, pois pessoas desmotivadas perdem a admiração pela organização e se desinteressam do trabalho. A situação pode ficar ainda pior, pois o baixo engajamento afetará as doações e causará danos à reputação da OSC.

Portanto, tenha em mente que treinamento e gestão inadequada influenciam diretamente na elaboração de projetos (atrasos ou erros de preenchimento), acesso a financiamentos, e o mais preocupante, perda da confiança dos doadores.

No ambiente de trabalho do terceiro setor, uma das principais causas de tensão entre os colaboradores é verificada na comunicação truncada, ou seja, com falta de clareza sobre as funções e ausência de feedback com a equipe.

Com esse cenário, é alta a probabilidade de surgirem boatos, desconfiança entre os indivíduos, além do turnover (saída de pessoas) e diagnósticos de burnout entre os que realmente se dedicam.

Para evitar as situações citadas, é importante que a OSC invista em uma cultura organizacional, pois ao estabelecer uma adequação cultural, torna claro os objetivos e atrai pessoas que congregam das mesmas ideias.

Tão importante quanto a missão, visão e valores defendidos por uma instituição sem fins lucrativos, está a forma como as lideranças se relacionam com as equipes. Estudos e pesquisas acadêmicas comprovaram que um alto índice de colaboradores se desliga da empresa por causa dos gestores diretos. Portanto, cabe aos responsáveis adotarem boas práticas de empatia, comunicação livre e aberta, respeito mútuo e confiança.

Estratégias de gestão eficiente em equipes reduzidas

As melhores alternativas de gerenciamento para instituições do terceiro setor são as metodologias de qualidade empregadas pelo setor empresarial. Um exemplo com alto índice de eficiência é a Matriz de Eisenhower (Gestão de Tempo), pois ajuda os gestores a planejarem o tempo direcionado para as tarefas, elencando quais as prioridades.

O criador da técnica foi um militar de alta patente e ex-presidente dos Estados Unidos chamado Dwight Eisenhower. Em razão da experiência com assuntos estratégicos, observou que os indivíduos gastavam muito tempo em atividades urgentes, porém não importantes. Desse modo, deu início à elaboração de um conjunto de técnicas que demonstrava a assertividade dos trabalhadores se dedicarem a ações importantes, ainda que não fossem urgentes.

Após a conclusão da metodologia, a matriz Eisenhower foi dividida em quatro quadrantes:

– Importante e urgente;

– Importante, mas não urgente;

– Não importante, mas urgente;

– Não importante e não urgente.

 Parece simples, não é mesmo? Contudo, o acúmulo de tarefas diárias acaba tirando o foco dos gestores sobre o que é prioridade no cotidiano de trabalho de uma OSC. Dessa maneira, a matriz contribui para que os responsáveis consigam decidir o que é preciso ser feito, quanto tempo demandará e quem ficará responsável pelo serviço.

As instituições do terceiro setor que precisam adequar a quantidade de demandas ao número de funcionários precisam esclarecer a todos os envolvidos sobre a relação entre gestão de tempo, produtividade e qualidade de vida. Quando os indivíduos compreendem que a organização e o bom uso das horas trabalhadas impactarão positivamente na rotina, provavelmente se sentirão mais estimulados a adotar as práticas citadas.

Conclusão

Como foi possível observar, a gestão eficiente com equipes reduzidas são práticas possíveis, desde que todos os envolvidos estejam dispostos a participar do processo. Isso acontecerá se os responsáveis avaliarem com mais cuidado o perfil dos profissionais antes da contratação.

Portanto, as OSCs que desejam melhorar o gerenciamento das atividades devem investir na qualificação dos funcionários e alinhar os objetivos, de modo que o grupo seja composto por pessoas que realmente queiram participar da causa defendida.

No blog do Instituto Genésio A. Mendes, você encontrará conteúdos relevantes sobre gestão, treinamento de equipes, elaboração de projetos e como estruturar bons relacionamentos com a comunidade. Ficou interessado em saber mais? Clique no link e confira os artigos que preparamos para sua OSC.