A gestão eficiente das atividades empresariais, públicas ou do terceiro setor, está diretamente ligada ao planejamento das atividades, operações e projetos novos ou já existentes. Ao organizar as prioridades e metas estabelecidas, é possível definir um orçamento assertivo e alinhado com a realidade da organização.
Mas, para que isso seja possível, é essencial ter o conhecimento de todas as atividades realizadas, resultados e valores, de modo que seja possível alinhar os recursos com os objetivos desejados. Desse modo, ao planejar cada etapa, o gestor e sua equipe conseguirão avaliar quais os impactos positivos e negativos, reduzindo ao máximo as chances de desperdício ou investimentos ineficientes.
Vale ressaltar que o orçamento das Organizações da Sociedade Civil (OSC) atua como um roteiro financeiro, demonstrando quanto e como os recursos devem ser aplicados. Lembrando que a maioria das instituições não tem um recebimento financeiro fixo e, por isso, precisam buscar novos doadores no mercado.
Com esse entendimento, preparamos um artigo com informações valiosas e dicas que auxiliarão a sua OSC a alinhar os recursos disponíveis com os projetos em andamento. Continue a leitura e avalie se está adotando o caminho certo.
Como gerenciar o orçamento de OSCs?
Inicialmente, é preciso esclarecer que as organizações da sociedade civil são instituições sem fins lucrativos que dependem de diversas fontes de financiamento, como, por exemplo: subsídios, doações e apoio governamental. Por meio dos recursos recebidos, os grupos colocam em prática, ações de apoio a importantes causas da sociedade civil.
É importante acrescentar a relevância de criar um planejamento geral sobre o trabalho que será desenvolvido. Afinal, com base nos dados e procedimentos adotados, será possível ter uma visão mais apurada da viabilidade de um novo projeto ou da ampliação no atendimento que já é realizado.
Vale acrescentar que, elaborar um plano de orçamento para OSCs não é uma atividade simples, por isso, reserve o tempo necessário para elaborar uma estratégia, baseada no aporte financeiro inicial. Lembrando que é fundamental pesquisar os valores dos suprimentos de trabalho mais importantes.
Por isso, solicite orçamento dos materiais, em pelo menos três fornecedores, de modo a avaliar qual a melhor proposta, de acordo com o dinheiro disponível. Nesse sentido, é preciso esclarecer que um orçamento combinado com um plano de arrecadação de fundos contribui para que a OSC tenha sempre uma reserva para pagar os gastos urgentes.
Distribuição estratégica de recursos no terceiro setor
Ao estabelecer um controle eficiente do orçamento, as OSCs conseguem realizar as atividades com tranquilidade e ainda projetar novas ações em médio e longo prazo. Nesse sentido, vale reforçar que a elaboração do plano orçamentário deve começar três meses antes do fim do ano fiscal, de modo a garantir que a proposta seja aprovada pelo conselho diretivo e ainda, antes de iniciar o próximo ciclo de trabalho.
Com esse entendimento, elencamos uma sugestão de roteiro para que os responsáveis pela gestão financeira possam avaliar e monitorar o uso do orçamento, confira:
– Determine um cronograma de trabalho: estabeleça o período necessário para checar as informações, revisar e entregar para aprovação, no prazo programado.
– Pontue as informações mais importantes: o conteúdo deve esclarecer as metas anuais adotadas no planejamento, reforçando os propósitos financeiros da organização e pontuando as datas de entrega aprovadas.
– Apresente a situação do orçamento atual: explique os números atuais de receitas e despesas, em relação ao orçamento disponível. Além disso, aponte os custos necessários para atingir a meta de trabalho da instituição e sugira opções para conseguir os resultados esperados.
– Proponha mudanças no orçamento de receitas: desenvolva uma proposta que demonstre a renda do projeto, a partir das atividades realizadas e do total de arrecadação de fundos. Com base nas informações, indique como incrementar as ações sem aumentar o orçamento.
Quais são as melhores ferramentas para gerenciar o orçamento?
O gerenciamento de orçamento de organizações do terceiro setor segue o mesmo modelo do mercado empresarial. É necessário ter um livro caixa, planilhas de registros, entradas e saídas de dinheiro, para controlar a receita existente e não passar do limite estipulado em cada projeto.
Contudo, assim como as empresas de pequeno e médio porte digitalizaram as atividades para adquirir resultados mais efetivos, as OSCs também precisam acompanhar as transformações tecnológicas nas obrigações financeiras. No entanto, muitas instituições não contam com recursos para pagar uma empresa prestadora de serviços de TI (Tecnologia da Informação), que consome entre 5% e 25% da receita mensal.
De modo a colaborar com essas instituições, pesquisamos alguns recursos digitais de baixo custo e altamente intuitivos (fáceis de manusear). Nesse sentido, a primeira dica é o aplicativo App Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), gratuito e disponível para download no Google Play e App Store.
Além disso, elencamos mais opções de programas que podem elevar a qualidade de controle do orçamento das OSCs. Saiba quais são:
– Linx: oferece vários recursos para auxiliar a gestão financeira de pequenas e médias organizações. A principal é o sistema ERP, um software que automatiza os processos manuais, armazena dados e disponibiliza informações de entrada e saída de dinheiro.
– Senior: é um sistema idealizado para melhorar a eficiência das atividades financeiras e, consequentemente, otimizar o controle dos recursos. Um dos diferenciais é a facilidade de operação do aplicativo, de modo a auxiliar o uso das instituições.
– Oracle: muito usada no setor varejista, a tecnologia disponibiliza um programa chamado Cloud, ideal para gerenciar informações contábeis e relatórios estatísticos.
– Conta Azul: outra opção com alta aprovação no setor financeiro, possibilita a integração de controle de pagamentos e automação das ferramentas de marketing.
– eGestor: oferece as principais funções em operações financeiras, com destaque especial para o fluxo de caixa (controle de entradas e saídas), além de dados para relatórios.
Monitoramento e ajustes de orçamento nas OSCs
Agora que você já conheceu algumas opções de ferramentas digitais para gestão do orçamento, é importante ter compreensão de como monitorar e ajustar o plano anual da sua instituição. Já estão disponíveis no mercado softwares para criação, gestão e monitoramento de orçamentos para diversas organizações.
É importante destacar que o monitoramento do orçamento é tão importante quanto a criação, já que o acompanhamento digital garante que a OSC atinja os objetivos e não desequilibre a receita anual. Entre as várias opções do mercado, três se destacam pela funcionalidade de uso, preço e adaptação para a gestão do orçamento de OSCs: Treasy, Budget e Plan.
Os sistemas estão disponíveis na internet e oferecem serviços relevantes, como: criação de orçamentos, projeções, simulações, comparação do planejamento e resultados, geração de relatórios, análise e gráficos para melhor visualização dos indicadores de desempenho.
Como foi possível observar, a elaboração de um orçamento eficiente contribui para que as instituições sem fins lucrativos consigam otimizar a aplicação dos recursos, além de estabelecerem um fundo de reserva para imprevistos ou oportunidades de aquisições relevantes.
Uma das finalidades do Instituto Genésio A. Mendes é contribuir para o desenvolvimento das OSCs em atividade no país, por intermédio de capacitações das equipes. Os treinamentos oferecidos vão desde conhecimentos sobre gestão até a mobilização de recursos. Acesse o site e conheça mais sobre o trabalho que realizamos.